Publications • Membres
Forvis Mazars un partenaire précieux dans la prévention de la fraude
Forvis Mazars comprend les mécanismes et conséquences de la fraude et peut être un partenaire précieux dans sa prévention ...
La confiance trahie : comment l'urgence, la frustration et les défaillances de contrôle internes favorisent la fraude en entreprise et comment y mettre fin ?
La fraude en entreprise, en particulier lorsqu'elle est commise au plus haut niveau d'une organisation, peut avoir des conséquences très graves. Au-delà des dommages financiers, la fraude peut gravement nuire à la réputation et à la stabilité opérationnelle d'une entreprise. Il est notoirement difficile de détecter de tels stratagèmes, et ce qui rend ce type de fraude particulièrement insidieux, c'est qu'il exploite souvent la confiance et l'autorité inhérentes aux fonctions de direction. La confiance, bien qu’indispensable pour l'efficacité et le travail au sein des organisations, peut également créer une faiblesse structurelle, permettant à des actions frauduleuses ou contraires à l'éthique ou aux règlements de se développer dans un environnement de contrôles internes insuffisants. Lorsque les entreprises ne veulent pas admettre qu'un cadre ou dirigeant puisse commettre une faute, elles créent sans le vouloir, l'environnement idéal pour le risque de fraude.
En examinant divers scénarii courants de fraude, nous pouvons mieux comprendre comment l'urgence, la frustration et les défaillances dans les contrôles internes permettent de mettre en place des schémas frauduleux. Nous expliquerons aussi les mesures que les entreprises peuvent prendre pour atténuer ces risques.
Privilège de la fonction ou abus de confiance ? Démasquer l’abus de biens sociaux.
L’abus de biens sociaux sont une forme particulièrement préjudiciable de fraude qui se produit lorsque des cadres ou dirigeants d’entreprises utilisent leurs prérogatives pour contourner les contrôles internes et utiliser les biens d'entreprise à des fins d'enrichissement personnel. Ce type de fraude peut se manifester de multiples façons, qu'il s'agisse de frais de déplacement et d'hébergement exagérés ou d'achats personnels détournés en frais professionnels. Les employés qui constatent des dépenses injustifiées ne signalent pas la fraude, intimidés par la fonction du dirigeant ou craignant des représailles.
De nombreux cas d’abus de biens sociaux commencent par des infractions apparemment insignifiantes qui s'aggravent progressivement. Par exemple, la carte d'essence d'un dirigeant destinée à un usage professionnel qui a été utilisée pour alimenter les véhicules personnels de toute une famille. Comment cela a-t-il été remarqué ? Toutes les voitures de fonction fonctionnaient au diesel, alors que les factures de la carte de carburant comportaient des dépenses excessives en essence. Dans un autre cas, un dirigeant a réservé un dîner somptueux dans un restaurant étoilé, facturé comme une manifestation avec un client, alors qu'il s'agissait de célébrer l'anniversaire de son épouse.
Ces fraudes mineures prises individuellement s’aggravent avec le temps et le sentiment d’impunité que peut générer la confiance. Par exemple, le même dirigeant ayant utilisé la carte d'essence de son entreprise à des fins personnelles a fini par facturer l'intégralité du coût de son mariage à l'entreprise, en justifiant cette dépense comme la célébration d’une fête de fin d’année de l'entreprise. Si le dirigeant n'est pas contrôlé, ces comportements entraînent non seulement des coûts importants, mais ébranlent également le moral des employés ou les exposent à des comportements contraires à l'éthique.
Pour lutter efficacement contre les abus de biens sociaux et éviter l’exemple néfaste pour les autres employés, les entreprises doivent créer un environnement de contrôle interne fort dans lequel même les plus hauts responsables hiérarchiques sont intégrés et ont une obligation de rendre des comptes. Personne, quelle que soit sa position, ne doit être exempté des contrôles et procédures internes.
La fraude au Président : comment les fraudeurs exploitent la pression du temps ?
Ce type de fraude qui touche des grandes entreprises nationales ou internationales exploite l'urgence et l'hypothèse sous-jacente que les PDG ou cadres dirigeants possèdent l'autorité nécessaire pour contourner les contrôles internes. Cette escroquerie s'est fortement développé ces dernières années par l’hameçonnage aussi appelée "la fraude au président" qui a été mise au point parfois par d’habiles acteurs et imitateurs très bien organisés.
Dans cette escroquerie, un fraudeur se faisant passer pour le PDG envoyait un courriel interne ou contactait même directement le responsable de la comptabilité en usurpant une identité et demandant un virement immédiat pour une opération à l’étranger qui était présenté comme une transaction critique et urgente. Ces attaques surviennent généralement lors d'événements importants pour l'entreprise, de périodes de fermeture, le vendredi soir ou juste avant un jour férié, ce qui exacerbe l'urgence de la situation.
Pressé par le temps et confiant dans l'autorité du prétendu PDG ou des gages de promotion ou même honoré de pouvoir rendre un service, le responsable comptable s'exécute sans vérification appropriée. Lorsque ce dernier se rend compte de la fraude, il est généralement trop tard, car les fonds ont disparu par un jeu de virements dans des paradis fiscaux, ce qui entraîne des pertes financières importantes pour l'entreprise et des dommages en termes de réputation. Les fraudeurs exploitent le droit absolu des dirigeants à autoriser des transactions importantes, et ils manipulent cette confiance en se faisant passer pour des personnes en position de pouvoir. C'est ce qui rend la fraude au PDG si efficace : la combinaison de la confiance dans l'autorité et la croyance que les dirigeants peuvent agir sans les approbations habituelles.
Une tactique similaire a été observée dans une fraude portant sur un enjeu personnel, où l'urgence est utilisée pour tromper les personnes et les amener à effectuer des transactions importantes. Dans un cas, un fraudeur a persuadé une victime d'investir conjointement dans une propriété immobilière. Prétextant qu'un autre investisseur était sur le point de surenchérir, l'escroc a convaincu la victime de transférer deux millions d'euros pour garantir la propriété. L'escroc a fourni une fausse lettre de credit et comme il s'agissait de la veille du jour de Noël après les fermetures des banques, la victime impatiente de conclure l'affaire, n’a pas pu procéder aux vérifications. Lorsque la victime s'est rendu compte de l'escroquerie, les fonds - et l'escroc - avaient disparu.
Ces exemples mettent en évidence la façon dont les fraudeurs exploitent à la fois la confiance et l'urgence, en profitant de situations où le temps est compté pour tromper leurs victimes. Bien que le moment choisi pour ces opérations puisse rendre la vérification difficile, il ne faut jamais négliger le devoir de vigilance. Les entreprises doivent toujours vérifier les lettres de crédit ou les documents financiers directement auprès des institutions émettrices, et aucun transfert de fonds important ne doit être effectué sans une confirmation appropriée, quelle que soit l'urgence perçue.
L'appropriation abusive des actifs de l'entreprise : transformer les ressources de l'entreprise en ses biens personnels.
L'une des formes les plus flagrantes de fraude se produit lorsqu'un dirigeant traite les actifs de l'entreprise comme ses propres biens. Un exemple flagrant concerne le directeur général d'une entreprise, fournisseur d'une organisation à but non lucratif. Ce dirigeant a signé une autorisation qui permettait à l’association de payer les services de l'entreprise directement sur son compte personnel. Ce type de fraude est particulièrement dangereux car il exploite l'autorité incontrôlée du dirigeant. En contrôlant à la fois l'autorisation et l’encaissement des paiements, le dirigeant mal intentionné a contourné toutes les mesures de contrôle interne qui auraient pu mettre en évidence le conflit d'intérêts.
Les employés ou les cadres, conscients du statut du dirigeant au sein de l'entreprise, n’ont pas contesté ou remis en question les transactions, ce qui a permis à l'activité frauduleuse de se poursuivre sans contrôle. Enfin, il n’a jamais été clarifié pourquoi l’association avait permis que les paiements soient effectués directement au dirigeant. La confiance aveugle, la crédulité, le manque de contrôles internes ou même la collusion ou la corruption n’ont pu être établis.
Quelle qu'en soit la raison et pour prévenir ce type de fraude, les entreprises doivent mettre en place, une séparation claire des tâches appliquées aux passation de commandes et aux transactions financières. Aucune personne, quel que soit son rang ou sa fonction, ne doit être autorisée à s'octroyer des paiements sans passer par un processus d'approbation. Le principe de double signature des ordres de virement et la réalisation de contrôles réguliers si possible par des auditeurs internes peuvent contribuer à détecter et à prévenir de tels abus.
Encourager la vigilance : la prévention de la fraude commence au sommet de la hiérarchie.
Les défaillances découlent souvent d'un manque de contrôles internes, d'une application inadéquate des principes et de l'absence de responsabilités claires ou de culture d’entreprise, en particulier au niveau de la direction. Lorsque les entreprises s'appuient trop sur la confiance qu'elles accordent à leurs dirigeants ou qu'elles permettent aux cadres supérieurs d'agir sans contrôles suffisants, elles créent un environnement propice à la fraude. Cela est particulièrement vrai dans les cas où les dirigeants d’entreprises ou hauts fonctionnaires disposent d’une large autorité pour prendre des engagements financiers sans être soumis au même examen que les cadres ou employés. Les petites ou moyennes entreprises, où le dirigeant est un membre de la famille actionnaire sont également concernées par la difficulté à comprendre les délégations de responsabilité ou présenter un risque si les processus sont basés sur la confiance. Comme le dit l'adage " La confiance n'exclut pas le contrôle" et même les dirigeants doivent opérer dans un environnement de contrôle.
Pour remédier à ces vulnérabilités, les entreprises doivent adopter des mesures de prévention de la fraude allant parfois au-delà des audits de routine. L'un des contrôles les plus forts dans la prévention de la fraude est l'application du principe de séparation des taches avec l'assurance qu'aucune personne ne supervise plusieurs aspects d'une même transaction financière entre l’autorisation, l’engagement, la livraison et le paiement.
Une seconde bonne pratique consiste à surveiller en permanence les activités comptables et financières à l'aide des technologies informatiques ou de l’IA - Intelligence artificielle. De nombreuses entreprises ont mis en place des systèmes automatisés qui signalent en temps réel toute transaction inhabituelle, ou procèdent à des vérifications aléatoires avant que des fonds ne soient déboursés. Ces systèmes détectent des signaux d'alerte tels que des transferts de fonds importants en volume ou inhabituels, des paiements sur des comptes inconnus ou des transactions effectuées en dehors des heures de travail ou durant le week-end ou les jours fériés. Les entreprises qui ont réussi à limiter la fraude grâce à ces processus associent souvent la technologie à une surveillance humaine, en veillant à ce que les alertes automatisées soient examinées et suivies par un personnel spécialisé formé à la détection des fraudes.
Enfin, le respect d'une éthique forte est essentiel à la prévention de la fraude et passe par la promotion d'une culture d'entreprise basée sur la responsabilité et le respect des lois. La direction doit montrer l’exemple, en montrant qu’un comportement éthique est indispensable et que personne, quelle que soit sa position, ne peut se soustraire aux règlements en place. Lorsque les employés comprennent que l’éthique est au centre de la culture d’entreprise, ils sont plus enclins à adhérer à cette culture et à signaler les irrégularités ou les manœuvres frauduleuses. Mais la réalisation et la perpétuation d’une culture d'entreprise forte passe par le biais de formations régulières, d'une communication des valeurs de l'entreprise et de l’application des sanctions issues de fautes, d’erreurs ou de comportements contraires à l'éthique.
Renforcer les pouvoirs des lanceurs d’alerte : un moyen de défense essentiel contre la fraude.
La mise en œuvre d'un système de lanceur d’alerte est un élément essentiel d'une culture de lutte contre la fraude. Les employés d’une entreprise sont souvent en première ligne pour détecter les signes d'un comportement suspect, mais ils peuvent hésiter à le rapporter s'ils craignent des représailles ou s'ils pensent que leur remarque ne sera pas prise en compte. Un système de lanceur d’alerte efficace doit offrir l'anonymat, des moyens de signalement adaptés et des protections contre le risque de licenciement ou de rétrogradation. Les entreprises et organisations doivent également veiller à ce que les signalements fassent l'objet d'une investigation rapide et discrète.
Un exemple d’alerte sans suites concerne une organisation basée en Europe qui a reçu de nombreux témoignages d'employés de sa division africaine, faisant état de fautes graves commises par un responsable local. Les témoignages ou rapports faisaient état de harcèlement sexuel, de corruption et de détournement de fonds. Cependant, les administrateurs de cette organisation ont ignoré les plaintes, les attribuant à des employés mécontents ou voulant éviter une publicité négative. Ce manque de réaction a permis à la situation de se perpétuer sans conséquences ni contrôles.
Les rapports et alertes se multipliant et le conseil d'administration ne pouvant plus ignorer la situation, une enquête judiciaire a été ouverte. L'enquête a révélé que non seulement les allégations initiales étaient fondées, mais que la corruption était bien plus ancrée que supposée, incluant des liens avec le financement du terrorisme et le blanchiment d'argent international. La division entière a dû être fermée dans ce pays.
Cette affaire met en évidence l'importance de prendre en considération les rapports des lanceurs d’alerte et d'y donner suite rapidement. Ignorer ces alertes à un stade précoce peut entraîner des dommages irréversibles en termes financiers ou de réputation.
Experts en criminalité en cols blancs : vos partenaires dans la lutte contre la criminalité d'entreprise.
Outre l'amélioration des contrôles internes, la mise en œuvre de la séparation des tâches, l'adoption d'une culture éthique et la mise en place de systèmes de lanceurs d’alerte, la lutte contre la fraude nécessite la prise de conscience qu’elle peut se produire n'importe où et avec n'importe qui. Souvent, les entreprises ou organisations ignorent cette réalité, craignant un risque de réputation, mais l'impact potentiel sur les comptes et les rapports financiers ou même les impacts fiscaux peuvent être significatifs. Ignorer le risque ne le fait pas disparaître mais lui permet de se propager, entraînant des conséquences hautement dommageables.
La fraude ne peut être ignorée comme une solution de dernière minute avant l'arrivée d'invités inattendus. Les organisations doivent prendre conscience du risque en tirant parti de tout soutien disponible, y compris du conseil juridique ou de l'expertise médico-légale.
Forvis Mazars comprend les mécanismes et conséquences de la fraude et peut être un partenaire précieux dans sa prévention. Nos experts forensiques peuvent aider à identifier les risques de contrôle interne, la faiblesse des processus et structures de gouvernance, et mettre en évidence les vulnérabilités par exemple dans les chaînes d'approvisionnement que nous aurons cartographié. Lorsqu'une fraude est suspectée ou détectée, nos experts mènent des enquêtes approfondies afin de découvrir des preuves et d'étayer les actions légales ou documenter la résolution de litiges.
Forvis Mazars participe également aux efforts de remédiation, en particulier lorsque les autorités judiciaires ou réglementaires sont impliqués, en aidant les entreprises et organisations à restaurer la confiance ou à refondre les systèmes de contrôles internes, d’alerte et de lutte contre la fraude et la corruption.
Le partenariat avec Forvis Mazars amène une équipe d’experts de confiance qui outre prévenir ou découvrir les fraudes, renforce également les défenses et guide les entreprises et organisations dans les aspects légaux et règlementaires, leur permettant de faire face aux défis et d'en ressortir plus fortes.
Victoria Flowers
Executive Director, Forensics Services, Certified Fraud Examiner, Forvis Mazars Zurich
Mobile: +41 (0)79 904 11 41
victoria.flowers@mazars.ch
Jean-Philippe Keil
Associé, membre du Conseil d’Administration, Forvis Mazars, Zurich
Mobile: +41 79 682 83 14
jean-philippe.keil@mazars.ch
